hc8meifmdc|2010A6132836|ecommercewebsitedesign|tblnews|Text_News|0xfdffda5301000000eb07000001000300
فنآوریهای نوین در روابط عمومی
احمد یحیایی‌ایله‌ای
منبع: مجموعه کتاب
های تخصصی روابط عمومی، روابط عمومی الکترونیک
الف: اطلاعات و اطلاع‌رسانی
قرن بیستم، قرن ارتباطات و قرن بیست‌ویکم عصر اطلاعات است و ما در
پایان قرن ارتباطات و آستانه عصر اطلاعات قرار گرفته‌ایم. از این‌رو شناخت
شبکه‌های اطلاعاتی، ایجاد بانک‌های اطلاعاتی و جمع‌آوری اطلاعات امری ضروری
است.
کشورهای جهان اول به دلیل داشتن نیروی متخصص و آموزش‌دیده و
تکنولوژی اطلاع‌رسانی، جریان یک‌سویه اطلاعات را ایجاد کرده‌اند،
به‌طوری که اخبار از رسانه‌های این کشورها عمدتاً به کشورهای توسعه نیافته
ارسال می‌شود. حتی اخبار جهان سوم ابتدا تهیه و دوباره به خودشان
برگردانده می‌شود.
بدون شک جریان یک‌سویه اطلاعات نتیجه جریان آزاد اطلاعات است که
کشورهای مسلح به تکنولوژی اطلاعات را بر کشورهای فقیر مسلط می‌کند. با گسترش
تکنولوژی اطلاعات، جهان در حال قطع ارتباطات مستقیم است. نگاهی به تاریخ
روابط عمومی نشان می‌دهد که روابط عمومی در جریان تاریخی‌رشد و نمو خود، سه
مرحله اساسی را طی کرده است. روابط عمومی در ابتدا وظایفی سیاسی (ارشادی)
بر عهده داشت، سپس بر بُعد اقتصادی (تبلیغ) تأکید شد و در حال حاضر از زاویه
اجتماعی (اطلاع‌رسانی) انجام وظیفه می‌کند.
کارگزار روابط عمومی باید عمده‌ترین ویژگی‌های اطلاعات را به شرح زیر
بداند:
1. اطلاعات، ضروری و با اهمیت باشد.
2. تازه، جدید و سازمان یافته باشد.
3. با منافع، سلایق و مسایل مخاطبان مرتبط یا دارای حداقل تضاد باشد.
4. با دقت تنظیم شود و واضح و روشن باشد.
همچنین اطلاع‌رسان باید دارای این ویژگی‌هایی باشد:
1. صاحب تعصب و علاقه خاص نباشد.
2. دارای پیشینه و وجهه مورد قبول باشد.
3. با موضوع پیام آشنا باشد.
4. متوجه همه مخاطبان باشد.
عناصر اطلاع‌رسانی در نگاهی کلی همان عناصر خبری (که،کی، کجا، چه،
چرا، چگونه) هستند، اما تأکید بیشتر، بر چه کسی (پیام‌رسان)، چه می‌گوید
(پیام)، به چه کسی (پیام‌گیر)، از
چه راهی (رسانه یا کانال)، با چه‌تأثیری (عکس‌العمل) استوار شده است.
با آغاز عصر اطلاعات، روابط عمومی مسوولیت‌هایی را در این زمینه به دوش گرفته است که تعدادی را به شرح زیر می‌توان
عنوان کرد:
1. آگاه بودن از افکارعمومی و افکار مخاطبان
3. شفاف‌سازی ارتباطی با تأکید بر اطلاع‌رسانی
3. جلب مشارکت و نظرخواهی در تصمیم‌گیری‌ها
4. دوسویه کردن ارتباطات
5. پاسخگو کردن دستگاه
6. بسته‌بندی پیام، متناسب با مخاطبان و موضوعات
7. چندرسانه‌ای عمل کردن
8. ضبط و ثبت اطلاعات
و... باید با ایجاد نظم اطلاعاتی، عمده‌ترین ضرورت‌های اطلاعات بررسی
و با در نظر گرفتن اولویت‌ها تهیه و تولید شود.
رابطه ارتباطات و اطلاعات
بین ارتباطات و اطلاعات رابطه جزء و کل وجود دارد. هر اطلاعی ارتباط
نیست، اما هر ارتباطی، اطلاع است و طی آن اطلاعاتی رد و بدل می‌شود.
پس برای برقراری ارتباط، باید اطلاعاتی موجود باشد. بدون اطلاعات، ارتباط برقرار نمی‌شود و با اطلاعات ناقص و مجهول، ارتباط
نیز ناقص و مجهول برقرار می‌شود. اطلاعات ناقص به ابهامات، شایعات و هیجانات می‌انجامد.
گردش اطلاعات در فضای مستبد و آزادیخواه
کدام راه را می‌پسندیم؟ جریان اطلاعات فقط از سوی ما انجام شود یا
این‌که مخاطبان، راهبری ما را به عهده بگیرند؟
اندیشمندان ارتباطات معتقدند با اطلاع‌رسانی صرف که در واقع به تبلیغ
تجاری نیز گرایش دارد، مدپرستی و سطحی‌نگری در جامعه توسعه
می‌یابد، اما اگر در جامعه‌ای جریان دوسویه اطلاعات برقرار باشد و به خصوص وقتی جریان اطلاعات را خواسته‌های مخاطبان
رهبری می‌کند، یگانگی عمیقی بین مخاطب و پیام‌رسان
ایجاد می‌شود.
|
گردش
اطلاعات در فضاهای مستبد و آزادیخواه
|
|
اطلاعات
(بمباران اطلاعاتی)
 تقلید (مٌد)
یگانگی
سطحی و مادی (ظاهری)
|
(باطنی)
یگانگی عمیق و معنوی
 تقلید (یادگیری)
اطلاعات
|
|
مستبد
|
آزادیخواه
|
ب) مدل‌های جریان بین‌المللی اطلاعات
1. مدل مرکز ـ پیرامونی: در این مدل جهان به دو بخش مرکز و پیرامون
تقسیم می‌شود که در مرکز، جوامع حاکم و در پیرامون، جوامع‌وابسته اطلاعاتی
به مرکز قرار می‌گیرند. (این مدل را یوهان گالتونگ مطرح کرده است.
جوامع مرکز، اطلاعات را به صورت بمباران اطلاعاتی بر جوامع پیرامون می‌ریزند
و جریان اطلاعات عمودی است.
2. مدل شمال ـ جنوب: در این مدل نیز جریان خبر، یک جریان عمودی
است و سیر و گردش اخبار و اطلاعات از شمال (کشورهای‌صنعتی) به جنوب
(کشورهای جهان سوم) است.
3. مدل مثلثی: در حقیقت در این مدل
شمال به دو بخش شرق و غرب تقسیم می‌شود و در عین حال جنوب در یک‌چارچوب
قرار می‌گیرد. این مثلث توسط دو پژوهشگر به نام‌های "جرج گربنر" و "جرج مروانی" طرح شد و درآن شرق و غرب همان کشورهای
شمال هستند که کشورهای جنوب را تحت‌تأثیر قرار داده‌اند.
ج: دنیای ارتباطات و روابط عمومی
تاریخ ارتباطات سرشار از زندگی است و بشر در گردونه ارتباطات به
دنبال معنای مطلوب زندگی است.دنیایی که در آن زندگی می‌کنیم را دنیای
ارتباطات نامیده‌اند. دنیای ارتباطات به این معناست که:
1. امور زندگی مردم در ارتباط بیشتری با همدیگر قرار گرفته است.
2. ابزار ارتباطی، زیرساخت دیگر تکنولوژی‌ها و توسعه‌ها است.
3. امکانات ارتباطی، سهولت بیشتری را برای برقراری ارتباط انسان‌ها
مهیا کرده است.
اکنون بشر به عصر دانایی گام نهاده و "آگاهی"، سرآغاز آزادی و رهایی است. قدرت و
قابلیت‌های شگرف انسان در عصر حاضر و در جهان پرتحول و سراسر رمز و رازی که
در آن زندگی می‌کنیم، مرهون دستیابی به پیشرفته‌ترین و تازه‌ترین آگاهی‌هاست
و تلاش بی‌وقفه و گسترده برای کسب دانش و آگاهی‌های بیشتر و مفیدتر، دوره
کنونی تاریخ را به عصر انفجار اطلاعات" تبدیل کرده است.
این‌که اظهار می‌شود 85 درصد از دانشمندان و محققان تمامی اعصار در عصر
حاضر زندگی می‌کنند، نشانه گسترش شتابان حجم اطلاعات است و از پیامدهای آن
انفجار علوم و دانش‌هاست، به‌طوری که 90 درصد از تمامی دانش و اطلاعات طول
تاریخ بشر، در عصر ما تولید شده است.
انفجار اطلاعات، ارتباط مستقیم و تنگاتنگی با شیوه پیچیده کار و زندگی
بشر عصر حاضر دارد. بهره‌برداری وسیع و با کیفیت بالا از طبیعت و امکانات
مادی، مستلزم استفاده از ابزار، تجهیزات و روش‌های علمی و مدرن است که جز
با یاری دانش و اطلاعات بیشتر و تازه‌تر، فراهم نخواهد شد.
با چنین تغییراتی در دنیای کنونی به یقین ما ملزم خواهیم شد آخرین
پدیده‌های علمی و اطلاعاتی را برای پیشبرد اهداف روابط عمومی در اختیار
بگیریم زیرا به‌نظر می‌رسد تکنولوژی اطلاعات نسبت به تکنولوژی‌های دیگر،
زیرساخت‌های بیشتری برای تغییرات نهایی مهیا می‌کند.
با اهمیت یافتن تکنولوژی‌های ارتباطی و تأثیرات شگرف رسانه‌ها، قرن
بیستم را "قرن ارتباطات" نامیده‌اند. دهکده
جهانی قرن بیستم در قرن بیست‌ویکم به دهکده اطلاعاتی بدل خواهد شد و
اهمیت اطلاعات هر روزافزون‌تر و بر ارزش آن به عنوان ثروت و قدرت افزوده
خواهد شد.
|
ویژگی‌های
قرن بیستم
|
ویژگی‌های
قرن بیست‌و یکم
|
|
دنیای
ارتباطات
|
|
عصر
اطلاعات(اطلاع‌رسانی سریع)
|
|
دهکده
جهانی
|
|
دهکده
اطلاعاتی (کلبه الکترونیک)
|
|
تلویزیون
|
|
کامپیوتر
|
|
تبلیغات
|
|
اطلاعات
|
|
دانش
(میل و نیاز به اطلاعات تخصصی)
|
|
بینش(میل
و نیاز به اطلاعات عمومی)
|
ما در پایان قرن ارتباطات و آغاز عصر اطلاعات قرار گرفته‌ایم و شبکه‌های
اطلاع‌رسان هر روز بر افکارعمومی تأثیرات پی‌درپی و بی‌امان می‌گذارند.
اطلاعات به صورت روزافزون در سراسر جهان گسترش یافته است و اهمیت و ضرورت اطلاعات، بیشتر احساس می‌شود. پس باید بفهمیم
در برقراری ارتباط بدون اطلاعات، انسان کوری بیش نیستیم.
وقتی که اطلاعات ناقص باشد، ارتباط ناقص است.
ضرورت بهره مندی جامعه از اطلاعات در دنیای امروز، ما را وا می‌دارد
تا روابط عمومی نوین را یک روابط عمومی اطلاع‌مدار بدانیم. آنچه تاکنون از روابط
عمومی برشمرده‌ایم، نمایش
روابط عمومی ابتدایی یا مسایل ابتدایی روابط عمومی بوده است، اما در دنیایی
که همه چیز آن به سرعت کهنه می‌شود و با اطلاعات تازه‌تر، همه چیز هر لحظه
نو می‌شود، روابط عمومی باید از عملکرد و شکل اولیه و سنتی خارج شود و ضرورت‌های
زمانه‌ای را که در آن زندگی می‌کند، درک کند.
تولید اطلاعات اطلاع‌شناس
اس
|
تدوین اطلاعات اطلاع‌شناس
اس
|
توزیع اطلاعات اطلاع‌شناس
اس
|
تبیین اطلاعات اطلاع‌شناس
اس
|
روابط عمومی در
عصر اطلاعات موظف به همگونی و همسانی با فرآیند اطلاعات در جهت نو شدن است.
اطلاعات در
روابط عمومی برای برقراری ارتباط است و هرگاه اطلاعات ناقص باشد، ارتباطات
نیز ناقص‌خواهد بود و هرگاه اطلاعات مجهول باشد، ارتباطات نیز مجهول خواهد
بود. روابط عمومی اطلاع‌مدار عبارت است از یک روابط عمومی: اطلاع‌یاب،
اطلاع‌شناس، اطلاع‌رسان.
1. اطلاع‌یابی (تهیه و تولید)
روابط عمومی اطلاع‌مدار در مرحله اول اطلاع‌یاب است. یعنی باید در
راستای تهیه و تولید اطلاعات کوشش و جدیت کند. در مرحله اطلاع‌یابی،
ایجاد زیرساخت فن‌آوری و در اختیار گرفتن ابزار کوچک و بزرگ ارتباطی (تلفن،
تلکس، رایانه، دوربین عکاسی و تصویربرداری، دستگاه کپی و...) کمک شایانی
به اطلاع‌یابی می‌کند. از سوی دیگر، باید نیروهای متخصص را در اختیار گرفت و
همچنین به آموزش ضمن خدمت همکاران با تجربه همت گماشت. باید روش‌های
گردآوری اطلاعات و ایجاد نظام تولید اطلاعات را یافت و از آن بهره‌گرفت.
با ایجاد و گسترش زیرساخت‌های ارتباطی (صنعت فن‌آوری اطلاع‌رسانی)،
ایجاد شبکه‌های اطلاعاتی وجذب نیروهای متخصص یا آموزش نیروهای موجود (نقش،
ضرورت، جایگاه و ساماندهی سیاست‌های اطلاع‌رسانی)، این امکان ایجاد می‌شود
که سیستمی اطلاع‌شناس پدید آوریم.
روش‌های گردآوری اطلاعات، روش‌ها و چگونگی مبادله اطلاعات، مدیریت
اطلاعات، ایجاد نظام تولید وتوزیع اطلاعات، سازماندهی اطلاعات و ایجاد شبکه
اطلاع‌رسانی، از ضرورت‌هایی است که هر یک ازکارشناسان روابط عمومی باید به
آنها آگاهی یابند. به همین منظور باید اذعان شود اگرچه درست است که اطلاعات،
فوق‌العاده تأثیرگذار است، اما اطلاع‌رسانی کاری مهم و پیچیده است و میزان
موفقیت در آن، به میزان شناخت‌شناسی (تفکیک و اولویت‌بندی) در حوزه
اطلاعات بستگی دارد.
در مرحله اطلاع‌یابی، قسمتی از اطلاعات تهیه بخشی از آن تولید می‌شود.
تهیه اطلاعات در اکثر مواقع از منابع بیرون از سازمان انجام می‌گیرد و
تولید اطلاعات بیشتر در داخل سازمان صورت می‌پذیرد.
ما اطلاعات را جست‌وجو می‌کنیم؛ برای این‌که باید پرسشی را جواب
بدهیم یا این‌که باید پرسشی ایجاد کنیم یا آگاهی بدهیم. پس بدین منظور جمع‌آوری
انتقادات، پیشنهادات و نظرات ضروری به نظر می‌رسد. اطلاع‌یابی از اتفاقاتی
که می‌افتد ضروری است، چون اطلاعات ضرورت اساسی روابط عمومی و بدون اطلاعات،
هنر برقراری ارتباط عقیم است.
جمع‌آوری اطلاعات، مقدمه‌چینی برای انجام امور دیگر و مهیا کردن
مقدمات همه کارهاست و برای تصمیم‌گیری، برنامه‌ریزی و امکان برقراری
ارتباط صحیح نیازمند آخرین اطلاعات هستیم. در مرحله اطلاع‌یابی باید از فن‌آوری
اطلاعات و اطلاع‌رسانی که ابزارهای نوین ارتباطات هستند، بهره گرفت زیرا فنآوریهای نوین، ابزار مشارکت در جامعه مدنی هستند و جریان مطلوب اطلاعاتی
کمک می‌کند تا مشارکت در جامعه مدنی تحقق یابد. در جامعه مدنی، گوناگونی ارتباطات
مطرح است. اطلاعات گوناگون مبادله می‌شود و کار روابط عمومی، ساده اما حساس
است.
در تولید پیام، چگونگی شکل‌گیری و منبع آن، دارای اهمیت قابل توجهی
هستند و اطلاع‌یاب درجست‌وجوی چرایی و چگونگی رویداد است. اطلاع‌یاب به حرفهای
دیگران گوش می‌دهد تا شعار "گوش‌دادن به حرفهای دیگران، هنر روابط عمومی
است" تحقق یابد.
وقتی پی به اهمیت اطلاعات بردیم، به توسعه اطلاعات و ارتباطات می‌پردازیم
و برای دسترسی به‌اطلاعات تلاش می‌کنیم. وقتی ارتباط فقط با اطلاعات میسر می‌شود،
روابط عمومی عبارت است از:
ــ اطلاعاتی که به مردم داده می‌شود (آگاه ساختن)
ــ اطلاعاتی که از مردم گرفته می‌شود (آگاه شدن)
ــ اطلاعاتی که برای تغییر ذائقه‌ها و گرایش‌ها و رفتار و متقاعدساختن
به‌کار گرفته می‌شود.
ــ اطلاعاتی که برای ایجاد همبستگی و ساختن نگرش به کار گرفته می‌شود.
به هرحال، روش‌های گوناگونی برای تولید و تهیه اطلاعات؛ اطلاع‌یابی
منظور می‌شود، اما بحث ما فقط توجه به اهمیت اساسی اطلاعات است، پس خیلی
خلاصه به سنجش افکارعمومی، بررسی انتقادات و اطلاعات درون سازمانی اشاره
می‌شود.
الف) سنجش افکارعمومی
مهم‌ترین شیوه اطلاع‌یابی از افکارعمومی، سنجش افکارعمومی است. در
یک روابط عمومی کارآمد، این اقدام از اهمیت بسیاری برخوردار است و بخش
مستقلی برای آن منظور می‌شود. همچنین اجرای "نظام‌پیشنهادات" برای آگاهی از دیدگاه‌های اصلاحی
کارکنان و قشرهای مختلف مردم به جای شیوه سنتی و ناکارآمد جمع‌آوری
پیشنهادات از طریق صندوق‌های نصب شده در ساختمان‌ها و تحلیل محتوای مطبوعات
وتحلیل تماس‌ها و مکاتبات مردمی، روش دیگر اطلاع‌یابی از افکارعمومی داخل و
بیرون از سازمان است.
ب) بررسی انتقادها
روابط عمومی در ابعاد مختلف و با شیوه‌های گوناگون، با نقد و نقادی
سروکار دارد که عمدتاً می‌توان آنها رابه شرح زیر دسته‌بندی کرد:
1. مردم و مخاطبان بیرونی از سیاست‌ها و عملکردهای مؤسسه انتقاد می‌کنند.
2. مردم و مخاطبان بیرونی از روابط عمومی مؤسسه انتقاد می‌کنند.
3. کارکنان درون مؤسسه از مدیران، سیاست‌ها، عملکرد و شیوه‌های اجرایی
انتقاد می‌کنند.
4. روابط عمومی، ناقل نقدها، تنظیم‌کننده آنها و پاسخگو به همه است.
ج) اطلاعات درون سازمانی
اعضای سازمان، مخاطبان مهمی برای روابط عمومی هستند. اطلاعات
گردآوری شده از طریق تلاش‌های درون سازمانی روابط عمومی، مسوولان سازمان
را قادر می‌سازد تا با اشاعه واکنش‌پذیری فزاینده سازمانی، به‌وضوح وضعیت
معمول سازمان را از نظر ساختار سازمانی ببینند.
2. اطلاع‌شناسی (تنظیم و تدوین)
روابط‌عمومی اطلاع‌مدار در مرحله دوم به تنظیم و تدوین اطلاعات می‌پردازد.
ساماندهی، سازماندهی، تفکیک و اولویت‌بندی اطلاعات در این مرحله که نیروی
کارشناسی و متخصص می‌طلبد، دارای اهمیت است.
باید دارای فن‌آوری و سیستم و اطلاع‌رسانی باشیم و اطلاعات را که مهم‌ترین،
کامل‌ترین و ضروری‌ترین ابزار تصمیم‌گیری و برنامه‌ریزی هستند، کنترل کنیم.
در این مرحله باید میزان کشش و جذب اطلاعاتی جامعه را شناسایی کنیم
و برای بهینه کردن امور، تصمیم‌گیری، برنامه‌ریزی و کنترل اطلاعات را انجام
دهیم. در حقیقت با ارزش‌ترین گزاره درباره اطلاعات در دنیای امروز، این
است که "اطلاعات، مهم‌ترین
و ضروری‌ترین ابزار تصمیم‌گیری، برنامه‌ریزی و کنترل است".
اطلاع‌شناسی، بازیافت اطلاعات است و برای اطلاع‌شناسی، باید دارای
نظام اطلاعاتی باشیم. نظام اطلاعاتی عبارت است از:
ــ تجزیه و تحلیل اطلاعات
ــ تعیین اهداف اطلاعاتی
ــ تعیین روش انسجام اطلاعات
ــ تعیین اولویت اطلاعات
در مرحله اطلاع‌شناسی، چگونگی پیام مطرح است. تنظیم فنآوریهای مناسب، توجه به آموزش‌های فنی و بررسی نیازهای مربوط به ایجاد
زیربنای ارتباطی منسجم، می‌تواند در این چگونگی نقش داشته باشد. برای این
منظور به خصوص باید فن‌آوری اطلاعات را شناخت، اما "بی‌تردید جوامعی که به فن‌آوری
اطلاعات صرفاً به عنوان متغیرهای اقتصادی و اهرم‌های سیاسی نگاه نمی‌کنند،
بهتر می‌توانند دامنه وسیع احتمالات برای تغییر اجتماعی از طریق فن‌آوری
اطلاعات را درک کنند".
شبکه‌های اطلاعاتی آنقدر اهمیت یافته‌اند که اینترنت را میان‌بری از
جهان سوم به جهان اول نامیده‌اند. درچنین دنیایی هیچ سیستمی نمی‌تواند
بدون اطلاعات و به‌خصوص شبکه‌های اطلاعاتی، مسیر مطلوب خود راطی کند و به
هدف برسد. در مقاله‌ای اهمیت این موضوع چنین بیان شده است که:
"یکی از مسایلی
که روابط عمومی‌ها با آن روبه‌رو هستند و در نحوه فعالیت مطبوعات نیز اثر می‌گذارد،
نداشتن بانک اطلاعات است. بدیهی است که برای تهیه یک خبر، گزارش و
نوشتن یک مقاله و انجام دادن مصاحبه، به اطلاعات نیاز است. بانک اطلاعات
در دنیای امروز یکی از نیازهای مبرم روابط عمومی است و چون روابط عمومی‌ها
فاقد بانک اطلاعات هستند، قادر به ارایه اطلاعات دقیق به روزنامه‌نگاران
نیستند".
برای سهولت شناخت و تنظیم اطلاعات، بدون شک به شبکه نیازمندیم،
اما برای ایجاد شبکه، مراحلی به این شرح را باید طی کرد:
ـ گردآوری همه اشکال و انواع اطلاعات مکتوب، اعم از کتاب، سند،
مقاله، گزارش و ...
ــ مقاله‌ها و تجزیه‌وتحلیل محتوای نوشته‌ها و حوزه موردنظر
ــ ترجمه محتوای اطلاعاتی آنها به زبان‌های استاندارد شده اطلاعاتی
ــ تشکیل بانک‌های اطلاعاتی و پایگاه داده‌های تخصصی مجهز ماشینی
ــ برای ایجاد ارتباط میان بانک‌های اطلاعاتی و پایگاه‌های تخصصی به
منظور ایجاد شبکه و دادوستد اطلاعاتی و انتقال اطلاعات به نقاط دلخواه باید
شبکه‌های اطلاعاتی ایجاد کنیم، اما نباید سیستم مدرن ارتباطی با شبکه‌های
سنتی ارتباطی و نظام‌های ارزشی و فرهنگی مردم در تعارض باشد.
3. اطلاع‌رسانی (توزیع و تبیین)
روابط عمومی اطلاع‌مدار در مرحله سوم به توزیع و تبیین اطلاعات می‌پردازد.
میزان ارزش اطلاعات را سرعت اطلاع‌رسانی، سهولت اطلاع‌رسانی، کیفیت اطلاع‌رسانی،
ارزش و حجم دسترسی به اطلاعات تعیین می‌کند.
امکان تبادل اطلاعات و توسعه امکانات، این تبادل دارای اهمیت زیادی است به‌طوری که ممکن
است ما مراحل اطلاع‌یابی و اطلاع‌شناسی را به نحو شایسته‌ای بگذرانیم، اما
امکان برقراری ارتباط، میسر نباشد. در چنین مرحله‌ای است که رأس سازمان می‌تواند
بهترین کمک برای برقراری ارتباط باشد و اگر امکان برقراری ارتباط میسر شد،
باید امکانات لازم برای این کار نیز فراهم شود. در نتیجه هر روز باید
امکانات فن‌آوری اطلاع‌رسانی به روز شده تا روابط عمومی اطلاع‌مدار از
افکارعمومی
عقب نیفتد.
در توزیع پیام، مسایل فراوانی مطرح است؛ این‌که کارآمدترین روش
انتقال کدام است؟ کی و کجا باید اطلاع‌رسانی انجام شود؟ و بسیاری از پرسش‌های
دیگر که باید قبل از ارسال پیام پاسخ داده شود.
اگر بخواهیم حساسیت‌های سیستم اطلاع‌رسانی را برشماریم، این‌گونه
بیان می‌شوند:
ــ تعریف، تعیین و روشن کردن (تبیین) دقیق اهداف
ــ توجه به همه امکانات بالقوه در حد ممکن
ــ ایجاد روحیه بحث و اظهارنظر و گفت‌وگو
ــ ایجاد زمینه مشارکت صاحب‌نظران، مسوولان و متخصصان
ــ بازتاب مجدد اطلاعات ارسالی
ــ تقویت مشارکت و دادن اجازه مشارکت به دیگران
"هر نظام
اطلاعاتی که دانش و اطلاعات را در میان مردم توزیع می‌کند، باید سه نیاز
را برآورده سازد؛
1. آن‌که بتواند به استفاده‌کننده بگوید اطلاعاتش را کجا بیابد،
2. آن‌که هر لحظه
استفاده‌کننده تصمیم گرفت و درخواست کرد، بتواند اطلاعات را به او برساند و
3. آن‌که بتواند در محدوده‌ای از زمان که استفاده‌کننده تعیین‌می‌کند، پاسخ
بگوید".
اطلاع‌رسانی کار حرفهای روابط عمومی است، اما اطلاع‌رسانی معادل
افشاگری و توجیه‌گری نیست، بلکه در چنین سیستمی، روابط عمومی یعنی توزیع
اطلاعات برای هدایت رفتار انسانی و اطلاع‌رسانی برای جهت‌دهی به رفتار
جامعه و مردم دهیم.
برای ایجاد افکارعمومی سالم، باید اطلاعات سالم توزیع کرد و موانع
جریان اطلاعات از جمله : وابستگی شدید به سازمان و تحریف و تلقین سلطه‌گران
را از میان برداشت و به عرضه منصفانه اطلاعات پرداخت، زیرا مردمی که در
معرض اطلاعات و اطلاعیه‌های بی‌شمار قرار دارند به شدت مبهوت هستند.
اطلاع‌رسانی به توزیع، یعنی نماد و پیام و تبیین، یعنی جریان
اطلاعات توجه دارد. پس بررسی جریان‌اطلاعات باید متوجه محتوا، حجم و سمت و
سوی اطلاعات باشد و این امر به شناخت مسایل فرهنگی‌ویژه‌ای نیازمند است.
برای این منظور درک ذهنی اطلاعات و جنبه‌های مشترک بین فرستنده و گیرنده،
یک امر اساسی است. همچنین باید به روش انتقال پیام و خبر به شکل هرم
وارونه که آن را کارآمدترین روش انتقال پیام برشمرده‌اند، توجه ویژه‌ای
داشت. "تنها با توجه
به مرحله توزیع است که می‌توان به کارکرد و به جنبه‌های آشکار و پنهان
مخابره پیام
پی برد".
سرعت، کیفیت، ارزش، حجم و سهولت دسترسی به اطلاعات، امروزه حرف
اول را می‌زند، اما همه اینها وقتی ارزشمند است که از دانش شناخت ماهیت و
کارکرد واقعی اطلاعات بهره‌مند باشیم و پس روابط عمومی اطلاع‌رسان به پیام
مخاطب و پیام برای مخاطب توجه می‌کند و شیوه‌های اطلاع‌دهی را می‌یابد. در
تبادل اطلاعات موارد زیر سنجیده می‌شود:
1. امکان تبادل اطلاعات
2. امکانات تبادل اطلاعات
3. امکان رشد امکانات تبادل اطلاعات
به تناسب این موارد، روش اطلاع‌رسانی انتخاب می‌شود، اما "تا وقتی که یک
سیستم بر کل فرآیند توزیع خود کنترل نداشته باشد، پیام‌هایش بدون تأثیر
خواهد ماند".
جدا از آنچه بحث شد، بیان صحت اطلاع‌رسانی ضروری است، چرا که: به‌طور
کلی یکی از راه‌های جلب اعتماد مردم نسبت به روابط عمومی، ارایه اطلاعات
و اخبار صحیح درون‌سازمانی است. رعایت درستی و راستی، یکی از بهترین روش‌های
روابط عمومی در انتقال اخبار است، زیرا اگر خلاف این مسأله باشد، هیچ‌کس در
عصر بمباران اطلاعات به اخبار و رویدادهای دروغین ارایه شده از سوی روابط
عمومی‌ها، وقعی نمی‌نهد. گفتنی است در این میان، کارشناسان وسایل ارتباط
جمعی و همین‌طور روزنامه‌نگاران و خبرنگاران رسانه‌ها، در معرض اخبار و
رویدادهای ارایه شده از سوی روابط عمومی هستند و به جز موارد نادر و انگشت‌شمار،
اکثر آنان از بصیرت لازم در امور خبری برخوردارند و به سادگی می‌توانند خبر
نادرست را تشخیص دهند. آنان با مجاری متعدد خبررسانی که در اختیار دارند، می‌توانند
خبره "سره" را از "ناسره" جدا کنند، در
عین حال مردم‌نیز از طریق ارتباطاتی که با رسانه‌ها دارند، می‌توانند اخبار
دروغین را از اخبار صحیح تمیز دهند. بنابراین اگر یک روابط عمومی
بخواهد از طریق نیرنگ و نادرستی یا با سانسور اخبار، جایگاه خویش را در جامعه
تثبیت کند، نه تنها در شکل‌گیری افکارعمومی مثبت،
تأثیرگذار نخواهد بود، بلکه همچنان به عقاید و افکار منفی دامن خواهد زد.
پس اطلاع‌مداری بر این مضمون استوار است که
روابط عمومی باید در تهیه، تنظیم و توزیع اطلاعات (که‌همه فعالیت‌هایش را
تحت‌الشعاع قرار می‌دهد) دارای فن‌آوری و سیستم اطلاع‌رسانی باشد.
د: فنآوریهای نوین در روابط عمومی
اینترنت نامی است برای سیستمی
گسترده و جهانی، شامل مردم، کامپیوترها و بسیاری خطوط انتقال با سیم و بی‌سیم که اطلاعات دایماً بر روی آن جریان دارد و ریشه آن به
پروژه‌ای به نام "آرپانت" در آژانس پروژه‌های تحقیقاتی پیشرفته وزارت دفاع آمریکا
برمی‌گردد. ایده اصلی، ایجاد یک شبکه اطلاعاتی بین‌کامپیوترهای پایگاه
نظامی بود تا بتواند ارتباط خود را طی حادثه هسته‌ای حفظ کند. این پروژه در
سال 1978 آغاز شد و خیلی زود به سمت سیستم کنونی توسعه یافت.
استفاده از اینترنت به این معنا است که در محل و پشت کامپیوتر شخصی
خود بنشینید و برای انجام کار یا منظوری، در مسیر جریان اطلاعات قرار بگیرید.
جلسه ممکن است با بررسی صندوق پستی الکترونیکی آغاز شود، پیام‌های رسیده
را بخوانید و به آنها پاسخ دهید. سپس ممکن است بخشی از چند گروه خبری را
مطالعه کنید، مجلات و روزنامه‌های الکترونیکی را ورق بزنید یا بر روی
کامپیوتری در کشوری دیگر به دنبال اطلاعات بگردید، پرونده‌های مطلوب را
پیدا کرده و برای کامپیوتر خود ارسال کنید.
برای استفاده از اینترنت به سه چیز نیاز دارید:
1. کامپیوتر
2. برنامه‌های سرویس‌دهی و نصب
آن بر روی کامپیوتر خود
3. راهی برای متصل کردن کامپیوتر خود به اینترنت به‌طوری که سرویس
دهنده‌ها بتوانند به‌درخواست‌های شما پاسخ دهند.
1. پست الکترونیکی
اطلاع‌رسانی و اطلاع‌گیری از طریق اینترنت امری معمولی و بدیهی است.
یکی از روش‌های کسب پیام یا ارسال پیام، پست الکترونیک است که افراد آن
را جایگزین ارسال نامه‌ها از طریق پست سنتی کرده‌اند.
با این سرویس می‌توانید برنامه‌های خود را ارسال یا پیام‌های رسیده
را از صندوق پستی خود (E-mail) دریافت کنید.
همچنین این امکان وجود دارد که به وسیله این سرویس هر چیزی که در پرونده‌ای
ذخیره می‌شود، پیوست شود، مثل تصاویر، اعلامیه‌ها
و غیره.
این سرویس مهم‌ترین و کارآمدترین موضوع اینترنت است که به دلیل
سادگی از پرطرفدارترین سرویس‌های اینترنتی محسوب می‌شود، به‌طوری که در
حدود 50 درصد از کشورهایی که به اینترنت متصل هستند، عمده بهره‌وری آنها از همین سرویس است.
امروزه افراد، شرکت‌ها و روابط عمومی‌ها از این سرویس بهره فراوانی می‌برند.
در واقع این سرویس، پیام‌ها را ردوبدل و مشکل اشغال تلفن را رفع می‌کند،
می‌توان گفت پست الکترونیک جای تلفن، نامه‌های پستی، فاکس و... را گرفته
است.
2. مجله الکترونیک
پخش مستقیم خبر و قطع واسطه، آرزویی است که خوانندگان روزنامه‌ها
همیشه در پی آن بوده‌اند. امروزه مردم باسواد آخرین خبرها را از شبکه‌ها
می‌گیرند، زیرا اخبار شبکه‌های همراه صوت و تصویر، جذابیت و شفافیت بیشتری
دارد و خبر الکترونیک اسیر زمان و مکان نیست.
امروزه در دنیای پیشرفته، اکثر روزنامه‌ها بر روی شبکه اینترنت قرار
می‌گیرند و قبل از این‌که مشترک روزنامه، از طریق پست روزنامه خود را
دریافت کند یا از باجه آن را خریداری کند، فرد باسواد و آشنا به امور شبکه می‌تواند
روزنامه را ورق بزند و مطالب مورد علاقه خود را مطالعه کند. خواننده روزنامه
اگر کامپیوتر در اختیار داشته باشد، در هر جا به سرعت می‌تواند روزنامه خود را
مطالعه کند.
با توجه به مزایای عمده تشریفات الکترونیکی و سهولت و ارزانی تدوین
و توزیع آن، امروزه شرکت‌های بزرگ دنیا برای تبلیغات خود از این روزنامه‌ها
بهره می‌گیرند آخرین تحولات و عملکرد شرکت را حتی در یک برگ اینترنتی منتشر
می‌کنند و این امر به‌خصوص مورد استقبال اهل فن قرار می‌گیرد.
3. فاکس برگردان
یکی از ابزارهای مهم و عمومی پیام‌رسانی در حال حاضر دستگاه فاکس
(نمابر) است که از اجزای لاینفک تمام گروه‌های اطلاع‌رسانی ادارات و
مؤسسات به‌شمار می‌رود. جدا از استفاده معمول از فاکس، کسب اطلاعات به روش‌های
دیگر نیز موجود است. روابط عمومی بعضی ادارات، برنامه‌ای با عنوان فاکس
برگردان تدوین کرده‌اند تا کسانی که در منزل یا اداره خود فاکس دارند،
بتوانند از طریق فاکس اطلاعات مورد نیاز خود را با گرفتن شماره تلفن دریافت
کنند.
اطلاعات در یک برنامه کامپیوتری تدوین شده است (این اطلاعات عموماً
تقسیم‌بندی شاخه‌ای دارد). کامپیوتر به یک خط تلفن متصل است. این خط تلفن
اعلان عمومی شده است و صاحبان فاکس که در واقع مشتریان یا مخاطبان شرکت
هستند با گرفتن شماره اعلام شده، می‌توانند اطلاعات مورد نیاز را توسط فاکس خود
دریافت کنند. البته اطلاعات موجود در کامپیوتر چنانچه با گذر زمان کهنه
شوند، باید به روز شوند.
سیستم کامپیوتر فاکس برگردان در واقع مجموعه‌ای نرم‌افزاری و سخت‌افزاری
است که به عنوان یک منبع اطلاعات خود را در اختیار درخواست‌کنندگان قرار
می‌دهد. متقاضیان اطلاعات، می‌توانند پس از گرفتن شماره تلفن فاکس‌برگردان
به وسیله دستگاه فاکس خود و زدن کلید Start، فرم
اطلاعاتی موردنظر خود را دریافت کنند. این سیستم نیازی به اپراتور برای
پاسخگویی تلفن ندارد و به‌طور شبانه‌روزی و کاملا خودکار
عمل می‌کند.
ملزومات سخت‌افزاری: این سیستم شامل رایانه‌ای 486 به بالا و حداقل
یک خط تلفن و ملزومات، نرم‌افزاری آن سیستم عامل Dos
نرم‌افزار مرتبط برای اطلاعات و به‌روز کردن اطلاعات می‌باشد.
برخی از مزایای فاکس برگردان مواردی همچون؛ سرویس‌دهی 24 ساعته،
نداشتن افت و استهلاک و خرج تعمیرات و هزینه‌های جانبی به‌خصوص نیروی
انسانی، بالا بودن سرعت ارسال فاکس، کیفیت بالای فاکس دریافتی، عدم نیاز
به آموزش‌های پیچیده و فنی، کاهش ترافیک تلفن و مراجعه‌کننده و...
4. فاکس
شما می‌توانید با داشتن کامپیوتر و خط تلفن و از طریق آدرس الکترونیکی
خود به کسانی که دسترسی به کامپیوتر ندارند ولی دستگاه فاکس دارند، فاکس
ارسال کنید. همچنین کسانی که کامپیوتر ندارند، می‌توانند به دستگاه شما فاکس
ارسال کنند.
5. بانک اطلاعاتی
دسترسی به منابع غنی اطلاعاتی مانند کتابخانه‌های مجازی که حاوی
کتب، مقالات، اطلاعات صوتی، تصویری و غیره است، از جمله خدماتی هستند که
بر روی اینترنت ارایه می‌شود.
کارشناسان روابط عمومی باید به بهره‌گیری از اینترنت آشنا باشند تا
بتوانند آخرین اطلاعات موردنیاز و جدیدترین اطلاعات مورد درخواست مدیران
سازمان خود را از اینترنت بیابند. در حال حاضر اطلاعات زیادی بر روی اینترنت
است: اطلاعات پروازهای هوایی، اطلاعات دانشگاه‌های متعدد جهان، اطلاعات
مؤسسات معتبر و مطرح جهان و... بر روی اینترنت به رایگان قابل دسترسی است.
مراکز علمی و تحقیقاتی، آخرین دستاوردهای خود را بر روی اینترنت قرار
می‌دهند، هزاران منبع خبری اعم از شبکه‌های تلویزیونی، رادیویی، روزنامه‌ها،
مجلات و خبرگزاری‌ها مرتباً آخرین تحولات خبری را به همراه تحلیل‌ها و
مقالات خود بر روی اینترنت قرار داده و به‌روز می‌کنند. اطلاعات هواشناسی
آخرین وضعیت بورس سهام عمده دنیا، اطلاعات ورزشی در اینترنت قابل دسترسی
است. همچنین اطلاعات سمینارها، کنفرانس‌ها و نمایشگاه‌های گذشته و آینده بر
روی اینترنت موجود است و هزاران نوع اطلاعات دیگر.
6. کنفرانس از راه دور
برگزاری جلسات از راه دور میان دو یا چند نفر از نقاط مختلف با
پشتیبانی صداوتصویر از امکانات برجسته دیگری است که در حال حاضر توسط
اینترنت ارایه می‌شود و کاربرد وسیعی در محافل علمی و تجاری دارد.
افراد علاقه‌مند از سراسر جهان در زمان مشخصی از طریق کامپیوترهایشان
به یکدیگر وصل شده و با هم به‌صورت نوشتاری پیرامون موضوع خاصی به بحث
و تبادل‌نظر می‌پردازند. تله‌فاکس در شکل پیشرفته خود که امروزه در حال رایج
شدن است، صدا و تصویر افراد را نیز مستقیماً ارسال می‌کند و اعضای گروه می‌توانند
هم‌زمان با برگزاری کنفرانس با هم به تبادل فایل پرداخته یا بر روی تخته
سیاه کامپیوتری، شکل یا نموداری ترسیم کنند و سایر افراد به صورت زنده آن
را مشاهده و در مورد آن بحث کنند. این روش به خصوص امروزه درانجام عمل
جراحی از راه دور نیز با موفقیت مورد استفاده قرار می‌گیرد. افراد و کارشناسان
می‌توانند با این روش به تبادل اطلاعات و تجربیات خود پرداخته، بدون آن‌که
هزینه رفت‌وآمد و اقامت در جایی دیگر را بپردازند. کارشناسان روابط عمومی می‌توانند
بهره‌گیری از این روش را به خصوص برای تبادل تجربیات آغاز کنند.
7. برد الکترونیکی
حتماً شما بردهای الکترونیکی را که امروزه جای پلاکاردها را گرفته‌اند،
دیده‌اید. از مهم‌ترین مزایای بردهای‌الکترونیکی این است که یک بار نصب می‌شوند
و پیام‌های آن به راحتی قابل تعویض و چشم‌نوازتر هستند.
عموماً این بردها برای پیام‌های کوتاه همچون اطلاعات و شماره تلفن‌های
مؤسسات یا... استفاده می‌شود.
8. نظرسنجی اینترنتی
تنها می‌توانید با ایجاد یک سایت اینترنتی و تهیه پرسشنامه موردنظر،
پرسشنامه را در سایت اینترنتی مخصوص به خود قرار دهید و آدرس را به مخاطبان
اعلام کنید. مخاطبان با مراجعه به سایت مربوطه، به فرم نظرسنجی شما پاسخ
خواهند داد. برنامه باید طوری طراحی شود که پرسشنامه پس از تکمیل، بایگانی
شود.
9. نظرسنجی کامپیوتری
با داشتن یک کامپیوتر، یک خط تلفن و طراحی برنامه نظرسنجی، می‌توان
شماره تلفن نظرسنجی کامپیوتری را به مخاطبان اعلام کرد. مخاطبان با گرفتن
شماره تلفن موردنظر وارد برنامه‌ای می‌شوند که از آنان سؤال خواهد شد و آنان
می‌توانند با زدن کلیدهای تلفن خود (تلفن دیجیتال) به یکی از گزینه‌ها پاسخ
گویند.
10.Home Page
Home Page سایت مخصوص شرکت است، که امروزه همه سازمان‌ها
آن را برای برقراری ارتباط با مخاطبان ایجاد می‌کنند. این صفحه می‌تواند
حاوی اطلاعاتی در مورد تاریخ تأسیس شرکت، تعداد کارکنان، عملکرد و وضعیت گذشته،
حال و آینده شرکت باشد.
این سایت عموماً حاوی تاریخچه و عملکرد و برنامه‌های آتی سازمان‌هاست
و چنانچه بخشی از آن نیاز به نو شدن دارد، اطلاعات آن باید به‌روز شود.
مخاطبان می‌توانند با مراجعه به این سایت با شرکت و خدمات آن آشنا شوند.
11. تلفن گویا
تلفن گویا نیز یکی از رسانه‌های اطلاع‌رسانی است که به علت سهولت،
استفاده از آن بسیار معمول شده است. در کشور ما در حال حاضر بسیاری از
دارندگان حساب‌های بانکی ضمن تماس با تلفن گویای بانک موردنظر از وضعیت
وجوه خود مطلع می‌شوند.
این روش اطلاع‌رسانی برای اکثر مؤسساتی که به‌خصوص با خدمات همگانی
و عمومی سروکار دارند، روش مناسبی است. تلفن گویا، برنامه‌ای است که از یک
سیستم کامپیوتری و خط تلفن کمک می‌گیرد. برنامه این رسانه عموماً به شکل
شاخه‌ای طراحی می‌شود و مخاطب را راهنمایی می‌کند. چنانچه موضوعی خاص را پیگیری
می‌کند، کد آن موضوع را به تلفن خود وارد و سپس اطلاعات لازم را گوش کند.
این برنامه در حال حاضر بسیار متداول شده است و سهم عمده‌ای از
سؤالات مخاطبان را پاسخ می‌دهد.
12. صندوق صوتی (پست صوتی)
تلفن پیام‌گیر یا صندوق صوتی، شماره تلفنی است که به کامپیوتر وصل
است. هیچ اپراتوری برای جوابگویی به درخواست‌ها وجود ندارد. در این حالت
یک پیغام ضبط شده برای تماس گیرندگان پخش می‌شود و پس از آن، پیام
مشترکان در یک صندوق ناظر ضبط می‌شود (این عملکرد مانند عمل یک است).امکانAnswering Machine سیستم داخلی
صندوق پستی مانند یک مرکز تلفن داخلی است. بنابراین تعریف و تخصص کلاس‌های
مختلف به خطوط را داراست که این اعمال از طریق تلفن‌های دیجیتالی امکان‌پذیرند.
امکانات پیام‌ها را در رایانه ضبط و به‌طور مستقیم در اختیار پیام‌گیر
قرار می‌دهد. برنامه نرم‌افزاری پیام‌گیر نیز عموماً به شکل شاخه‌ای طراحی
می‌شود و پیام‌دهنده می‌تواند پیام موردنظر را در شاخه‌ای که دقیقاً مرتبط با مفهوم
پیام است، قرار دهد. شنیدن پیام‌های ضبط شده از طریق تلفن شهری یا بلندگوی
کامپیوتر امکان‌پذیراست.
13. اورهد و اسلاید چند رسانه‌ای
پیش از این مدیران برای معرفی و تبلیغ محصولات خود در نمایشگاه‌ها و
سمینارها از سیستم‌های دستی‌اورهد و اسلاید کمک می‌گرفتند. این سیستم عمدتاً
براساس اورهد و دستگاه‌های پخش اسلاید شکل می‌گرفت و معمولا لازم بود تا یک
ارایه‌دهنده در حین نمایش اسلایدها درباره آنها صحبت کند. اما درسیستم‌های
کنونی، این رایانه است که نحوه نمایش را هدایت و کنترل می‌کند و نیازی
به حضور ارایه‌دهنده نیست، چرا که برش‌های صوتی همراه اسلایدها اطلاعات
توضیحی لازم را ضمن نمایش به صورت کاملاً زنده و مؤثر به مخاطبان
منتقل می‌سازد.
به‌کارگیری هم‌زمان صوت، تصویر، انیمیشن، متن و نمودارهای آماری در
یک سیستم ارایه الکترونیک اگر درست و سنجیده باشد، می‌تواند بیشترین تأثیر
را در جلب توجه و رضایت مشتری داشته باشد.
به این ترتیب می‌توان یک سیستم پخش اسلاید رایانه‌ای کاملاً محاوره‌ای
داشت که در هنگام پخش اسلاید، موزیک پخش کند، برش‌های ویدیویی نشان دهد و
تمام هوش و حواس مشتری را به خود جلب کند. استفاده سنجیده از انیمیشن در
لابه‌لای صحنه‌ها می‌تواند نکات تئوریک و غیرقابل ارایه را با کمک گرافیک
قوی رایانه‌ای به تصویر بکشد و این تصور را در بیننده القا کند که همه چیز
را فهیمده و این توانایی را یافته است که با اعتماد به نفس کامل راجع به
آن تصمیم بگیرد.
14. مجله ویدیویی
مجله ویدیویی از فنون جدیدی است که اخیراً استفاده از آن در روابط
عمومی‌ها مورد توجه قرار گرفته‌است. در این فن کاربردهای ویدیو از نمایش
فیلم برای کارکنان، ضبط تصویری مراسم و برنامه‌ها، نمایش تصویری فعالیت‌ها،
آموزش و پخش هم‌زمان برنامه با استفاده از تلویزیون مدار بسته فراتر رفته
است و استفاده جدیدی از آن صورت می‌گیرد.
بر این اساس، اهم اخبار و فعالیت‌های تصویری مربوط به سازمان در طول
یک زمان معین مثل هفته یا ماه به صورت برنامه تصویری کوتاه همراه با
گفتار لازم تهیه می‌شود و در محیط پر رفت و آمد سازمان مثل سالن غذاخوری یا
طبقه همکف (سالن انتظار) در معرض دید مراجعان یا کارکنان قرار می‌گیرد.
برای این برنامه‌های ویدیویی می‌توان سناریوهای متفاوتی تعریف کرد
و براساس آن برنامه‌های متنوع، کوتاه و مرتبط را تهیه و پخش کرد.
15. سی.دی کاتالوگ
یکی از ابزارهای مجموعه چند رسانه‌ای است که در عصر رایانه کارآیی
فراوان و مطلوبی دارد. سی.دی کاتالوگ در واقع مجموعه‌ای از اطلاعات است که
به صورت نوشته، تصویر و فیلم طراحی شده است.
همکاری یک گرافیست، یک متخصص برنامه‌نویسی کامپیوتری و یک کارشناس
علوم ارتباطات می‌تواند به تولید یک "سی دی کاتالوگ" بیانجامد.
تدوین متن و نظارت کلی بر فرآیند اطلاع‌رسانی توسط کارشناس‌ارتباطات،
بهره‌گیری از امور و فنون گرافیکی و طراحی توسط گرافیست و تدوین برنامه‌ای
که این اندیشه‌ها بر آن انطباق یابد، توسط برنامه‌نویس کامپیوتر، ابزاری می‌آفریند
که دارای شرایط زیر است:
ـ قابلیت تنوع مطالب (فیلم، متن و تصویر)
ـ جذابیت ارسال پیام (رنگ، نور و حرکت)
ـ قابلیت و سهولت انتقال، حرکت و تکثیر پیام
شما می‌توانید برای معرفی شرکت یا سازمان خود از چنین رسانه‌ای بهره
گیرید و می‌توانید این سی‌دی‌ها را به مشتریان، مخاطبان و میهمانان شرکت
هدیه بدهید.
16. سامانه اطلاع‌رسانی ایستا
سامانه اطلاع‌رسانی ایستا به منظور پاسخگویی مکانیزه به سؤالات
حضوری مراجعان مختلف مؤسسات و سازمان‌ها و برای تسریع، افزایش دقت در
پاسخگویی و صرفه‌جویی در وقت طراحی شده است.
این سیستم با بهره‌گیری از حداقل یک دستگاه رایانه، جعبه چوبی،
مانیتور حساس به انگشت و برنامه نرم‌افزاری مربوط قادر است سؤالات تکراری
و اطلاعات موردنیاز مراجعه‌کنندگان را به سبک بسیار زیبا و مناسب و بدون
وسایل الکترونیکی مانند صفحه کلید و ماوس یا هر وسیله دیگر و فقط با اشاره
انگشت بر روی صفحه نمایش، پاسخ دهد. این سیستم همچنین می‌تواند با اتصال
به یک بانک اطلاعاتی، پاسخ پرسش‌های مختلف کاربر را مطابق با مورد خاص
درخواستی استخراج کند و در اختیار وی قرار دهد. در این حالت اطلاعات
درخواستی کاربر از بانک اطلاعاتی استخراج و بر روی صفحه نمایش ارایه می‌شود.
فرض کنیم شخصی می‌خواهد اطلاعاتی در زمینه حساب جاری خود دریافت
کند، وی پس از حضور در مقابل سامانه مستقر در بانک، با فشردن انگشت خود بر
روی صفحه نمایش و ارایه کد حساب و رمز عبور (تمامی این ورودی‌ها به وسیله
انگشت خواهد بود)، اطلاعات مربوط به حساب‌جاری خود را برای ماه‌های مختلف
یا موجودی و هر نوع گزارش دیگر را براساس آمار و ارقام موجود در بانک
اطلاعاتی دریافت خواهد کرد.
در این سیستم اطلاعات مختلف بانکی و طرح‌ها و ویژگی خدمات بانکی
دیگر نیز قابل ارایه است. لازم به‌توضیح است که امکان گرفتن گزارش مکتوب
نیز در این سیستم فراهم است.
مزایای سامانه اطلاع‌رسانی ایستا:
- امکان ارایه اطلاعات متنوع به کاربرانی که با
سیستم تماس برقرار می‌کنند با بهره‌گیری از حداقل امکانات.
- سرویس‌دهی 24 ساعته و در تمام ایام هفته
- نداشتن افت، استهلاک و هزینه‌های جانبی
- بالا بودن سرعت و کیفیت ارایه اطلاعات
- افزایش دقت و پاسخگویی
- امکان ارایه اطلاعات با ظاهری بسیار زیبا و استفاده از امکانات
نمایشی ویندوز
- قابلیت ارتباط با بانک‌های اطلاعاتی در محیط DOS مانند: CLIPPER|
FAXPRO.Betrive
- امکان ورود اطلاعات عددی ـ متنی در برنامه کاربردی.
- امکان بهره‌گیری ساده از سیستم و عدم نیاز به آموزش‌های پیچیده و
فنی.
- اطلاعات متنوع و قابل ویرایش و تغییر
- امکان تفکیک و طبقه‌بندی اطلاعات
- امکان چاپ گزارش‌های مختلف بر روی چاپگر
- امکان ایجاد دسترسی ویژه برای کاربران ویژه یا مشترکان سیستم
- کاهش ترافیک مراجعه‌کننده به پشت باجه
- ارتقای وضعیت شغلی و کاهش سختی و حجم کار کارکنان بخش اطلاعات
با استفاده از تکنولوژی برتر
- کاهش هزینه‌های اطلاع‌رسانی
- امکان ارایه گزارشات متنوع بسته به ساختار سازمانی و امکان استخراج
اطلاعات و گزارش‌های مختلف‌به صورت خودکار
- بهره‌وری از اطلاعات و امکانات موجود در شرکت
17. ماهواره
شاید دیدن کلمه ماهواره، ما را کمی وادارد تا بپنداریم که این
تکنولوژی مختص پخش تلویزیونی است، اما امروزه شما می‌دانید کاربردهای ماهواره
از پخش برنامه‌های مستقیم فوتبال فراتر است. ماهواره‌ها انواع مختلف و
کاربردهای گوناگون دارند.
اطلاعات هواشناسی، برنامه‌ریزی شهری و شهرسازی، برنامه‌ریزی‌های
کشاورزی، اطلاع‌رسانی و... عموماً از طریق ماهواره‌ها انجام می‌شود. امروزه ماهواره
و اینترنت دو بال تکنولوژی اطلاع‌رسانی هستند که باید از هرکدام، درست و به‌جا
استفاده شود. امروزه شرکت‌های هواپیمایی، دریایی و حمل‌ونقل زمینی و بسیاری
از شرکت‌ها و مؤسسات دیگر به اشکال مختلف از اطلاعات دریافتی ماهواره‌ها کمک
و در برنامه‌ریزی‌های خوداز آن بهره می‌گیرند. جدا از ماهواره‌های قرار گرفته
در جو که مورد توجه و استفاده عمده سازمان‌هاست، بهره‌گیری از اطلاعات بخش
تلویزیونی ماهواره‌ای در بخش‌های امور بین‌الملل سازمان‌ها، امری ضروری است که
در بعضی روابط عمومی‌ها از آن استفاده می‌شود.
حرف آخر
در روابط عمومی می‌گویند: "حق همیشه با مشتری" است، از این پس باید با جدیت تأکید
کرد "پیام رسانی وظیفه
روابط عمومی است".
اما شاید عمده‌ترین سؤالات ما در عصر اینترنت، این باشد که چگونه می‌توانیم
برای رسیدن به اهداف روابط عمومی از سرویس‌های الکترونیک استفاده کنیم و
مهم‌تر این‌که چگونه می‌توانیم توسط این سرویس‌ها ارتباط مشتری یا مخاطب را
با روابط عمومی برقرار سازیم.
اما نکاتی را که نباید فراموش کنیم؛
ـ نوع جدیدی از مخاطبان در رابطه با رسانه‌های الکترونیک در حال شکل‌گیری
است.
ـ روابط عمومی به گونه‌ای فزاینده در حال تغییر و گسترش است.
ـ روابط عمومی‌ها از روش ارتباط مستقیم به ارتباط از طریق تکنولوژی
ارتباطات روی می‌آورند.
تکنیک‌های جدید، مناسبات ارتباطی بین روابط عمومی و مخاطبان آن را
تغییر خواهد داد و مسایل جدید وبه روز خواهد شد، اما پیام‌رسانی به صورت یک
مسؤولیت مداوم برای
روابط عمومی‌ها باقی خواهد ماند. با ورود به دنیای جدیدی که در آن اینترنت
حرف اصلی را می‌زند، روابط عمومی مسؤولیت‌هایی تازه می‌یابد که عمده‌ترین
آنها به شرح زیر است:
ـ اطلاع‌یابی که در این مرحله تهیه و تولید اطلاعات انجام می‌گیرد.
ـ اطلاع‌شناسی که مرحله تدوین و تنظیم اطلاعات است.
ـ اطلاع‌رسانی که مرحله توزیع و تبیین اطلاعات است.
از طرفی می‌دانیم با کامپیوتری شدن کارها، کارکنان مؤسسات کاهش می‌یابند
و نقش مشاوره‌ای
روابط عمومی توسعه می‌یابد. در آینده تعداد مؤسسات
روابط عمومی افزایش می‌یابد. روابط عمومی‌ها تخصصی‌تر می‌شوند و به کارهای
تخصصی روی می‌آورند. ابعاد و محدوده اختیارات روابط عمومی‌ها افزایش می‌یابد.
متخصصان
روابط عمومی به ارتباطات راه‌دور روی می‌آورند. هزینه‌ها و کارهای عملی و
خدماتی در روابط عمومی کاهش و نقش مشاوره‌ای و اطلاع‌رسانی روابط عمومی
افزایش می‌یابد.
به‌هرحال بسیاری از امور کارشناسان روابط عمومی "کامپیوتری" می‌شود.
منابع و مأخذ:
1. شکرخواه، یونس. "خبر"، مرکز گسترش آموزش رسانه‌ها، تهران: 1374،
ص 99.
2. نصیری، حسین. مقاله "ویژگی‌های روابط عمومی کارآمد"، روابط عمومی
در 14 گفتار، وزارت فرهنگ و ارشاد اسلامی، تهران: 1376، ص 51.
3. متولی، کاظم. مقاله "روابط عمومی و انتقاد"، روابط عمومی در 14 گفتار، وزارت
فرهنگ و ارشاد اسلامی، تهران: 1376، ص 183.
4. کرپس، گری.ال. مقاله "واکنش‌پذیری و روابط عمومی درون سازمانی"،
روابط عمومی، ترجمه محبوبه ملک‌لو، ش 1، فروردین 1376، ص 17.
5. هنسون، جریس و رولا، اومانا. "تکنولوژی‌های جدید ارتباطی در کشورهای
در حال توسعه". ترجمه داود
حیدری، مرکز مطالعات و تحقیقات رسانه‌ها، تهران: 1373،ص 55.
6. بدیعی، مینو. مقاله "نقاط ضعف و قوت روابط عمومی از دیدگاه روزنامه‌نگاران". روابط عمومی
در 14 گفتار، وزارت فرهنگ و ارشاد اسلامی، تهران: 1376، ص75.
7. آذرنگ، عبدالحسین. "اطلاعات و ارتباطات". سازمان چاپ و انتشارات وزارت فرهنگ
و ارشاد اسلامی، تهران: 1370، ص 108.
8. پیشین، ص 28.
9. مولانا، حمید. "جریان بین‌المللی اطلاعات"، ترجمه یونس شکرخواه، مرکز مطالعات
و تحقیقات رسانه‌ها، تهران: 1371، ص 177.
10 پیشین، ص 26.
11. بدیعی، مینو. مقاله "نقش روابط عمومی در صحت و صداقت خبررسانی". هنر هشتم،
پاییز 1376، ص 14.
12. فالک، بنت. "اینترنت به زبان ساده"، ترجمه سماوی، مجید، مؤسسه تحقیقاتی
و انتشاراتی نور، تهران: 1374.
13. محسنی، منوچهر. "شبکه اطلاعاتی اینترنت"، رسانه، ش 1، سال 7، 1375.
14. شکرخواه، یونس. "اینترنت دوم؟". پیام پست و مخابرات، دوره جدید، ش
1، بهمن 1375.
15. نقیب‌زاده، ابراهیم. "شبکه‌های مهم کامپیوتر". گزارش کامپیوتر. بهمن و اسفند 1369.
16. برخوردار، فریبا. "تار و پود اینترنت"، رسانه، ش 4، سال 6، 1374.